В соответствии с законодательством РФ контрольно-кассовая техника (ККТ) должна быть зарегистрирована (поставлена на учет) в налоговой инспекции надлежащим образом.

Фискальный накопитель (ФН) является сердцем онлайн-касс и обеспечивает их главную функцию – запись сведений о торговых операциях, их защиту и передачу информации в зашифрованном виде в ФНС. Это устройство может сломаться или переполниться, что потребует его замены. К таким ситуациям нужно готовиться заранее, чтобы быстро устранить проблему, не приостанавливая торговлю на длительный период.

Ситуации, требующие обязательной замены ФН

Регламентирование законом 54-ФЗ функционирования онлайн-касс касается и фискальных накопителей. Всё оборудование для автоматизации торговли должно быть стандартизировано и защищено от взлома. Просто купить онлайн-кассу мало, нужно уметь её обслуживать. Замена фискального накопителя необходима довольно часто, что продиктовано его конструкторскими и криптографическими характеристиками. Потребность в защите хранимой на устройстве информации не позволила инженерам сделать это устройство ремонтопригодным. А профилактика от хакерского взлома привела к невозможности редактирования записанной на накопителе информации.

Работоспособность ФН во многом определяется надежностью онлайн-кассы

Указанные особенности заметно расширяют перечень ситуаций, которые требуют замены ФН. К таковым относят:

1. Изменение собственника онлайн-кассы, в которую вставлен ФН. Запрещено организациям с разными ИНН использовать один накопитель.
2. Неустранимая поломка фискального накопителя. При невозможности восстановить данные из памяти устройства, его следует передать производителю, Именно на него возлагается обязанность восстанавливать и передавать в ФНС данные с вышедших из строя ФН.
3. Истечение законодательного срока действия.
4. Переполнение внутренней памяти устройства.
5. Несоответствие заводского номера в паспорте и в электронной памяти устройства.
6. Перевод онлайн-кассы на автономную работу.
7. Смена режима ККТ с шифрованного на нешифрованный.

Замена фискального накопителя может производиться бесплатно по гарантии или платно по инициативе пользователя. Стоит устройство в пределах 5000 рублей, поэтому желательно избегать ситуаций, которые могут привести к его поломке. Изменение заводского номера и смену режима работы онлайн-кассы должны производить в ЦТО квалифицированные специалисты. Делать это самостоятельно не рекомендуется.

Замена накопителя после окончания предельного срока эксплуатации

Законодательные сроки функционирования фискальных накопителей отличаются, в зависимости от особенностей бизнеса. Выпускаются устройства со временем эксплуатации 13 и 36 месяцев, по истечении которых блокируется память устройства, и пробивать чеки по онлайн-кассе становится невозможным. Выход один – купить ещё один фискальный накопитель.
Объем встроенной памяти фискального накопителя не зависит от его размера Когда срок работы накопителя на старом устройстве вышел, необходимо закрыть архив и отправить его в ФНС через соответствующее меню онлайн-кассы. Использовать ФН, рассчитанный на 36 полных месяцев имеют право предприниматели и организации при таких условиях:

1. Система налогообложения – УСН, ЕСХН, патент и ЕНВД, за исключением лиц, ведущих торговую деятельность подакцизными товарами.
2. Бизнес относится к сфере услуг.
3. Сезонный характер работы предприятия.

Все предприятия, работающие по ОСНО, должны менять фискальный накопитель каждые 13 месяцев. Это же относится к лицам, торгующим подакцизными товарами. Производители оборудования позаботились и о пользователях, и о своевременности своих доходов, поэтому кассовый терминал за 1-2 месяца начинает предупреждать о необходимости скорой замены ФН. Желательно установить новый накопитель вовремя, иначе заблокируется возможность пробивать чеки и продавать продукцию. Использованный и закрытый накопитель, согласно п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ, должен сохраняться субъектом хозяйствования 5 лет. Но сохранит ли его микросхема свою работоспособность столь долгое время остается под вопросом.

Замена переполненного фискального накопителя

В схему фискального накопителя встроен микрочип памяти, емкость которого ограничена. Стандартного накопителя ФН-1с 13-месячным сроком эксплуатации хватает на 175-180 тысяч торговых операций или на 455 чеков в день. Информация записывается сплошным потоком, её нельзя удалить или отредактировать.

Вскрывать фискальный накопитель самостоятельно запрещено В случае заполнения накопителя до истечения 13 месяцев, его придется менять раньше за свой счет. Фискальный регистратор мониторит процесс заполнения памяти, и процент свободного места всегда можно посмотреть в соответствующем меню терминала. Кроме того, заполненность фискального накопителя можно определять по номеру документа. Как только он будет приближаться к 150000 стоит задуматься о необходимости приобретения резервного ФН. Заменить его можно и самостоятельно, если заранее ознакомиться с данной процедурой.

Когда можно обойтись перерегистрацией кассы?

При некоторых организационных изменениях в бизнесе менять фискальный накопитель не обязательно, достаточно просто перерегистрировать онлайн-кассу или изменить настройки.

Меню перерегистрации фискального накопителя в личном кабинете ФНС

К таким ситуациям относят:

1. Изменение адреса работы онлайн-кассы.
2. Переход на другой режим работы ККТ.
3. Изменение ОФД, с которым заключен договор.
4. Смена банковских или регистрационных данных субъекта, использующего онлайн-кассу.

В указанных случаях изменения могут быть внесены собственником оборудования самостоятельно. Последовательность действий можно уточнить на сайтах производителя конкретной модели онлайн-кассы. Кроме того, существуют ограничения по количеству перерегистраций ККТ. Конкретное их число зависит от производителя и прошивки, поэтому при покупке техники необходимо интересоваться данным параметром.

 

Обособленное подразделение - это любое территориально обособленное (находящееся не по юридическому адресу) отделение организации, с оборудованными стационарными рабочими местами дольше одного месяца. Такое отделение приобретает статус обособленного подразделения, даже если оборудовано только одно стационарное место.